Finance, Accounting & Tax Coordinator

Tentang Kolega Grup Indonesia

Kolega Grup Indonesia (KGI) merupakan holding company yang membangun, mengelola, dan mengembangkan berbagai unit usaha. Dalam portofolio Food & Beverage, KGI menaungi sejumlah brand dengan format dan segmen pasar yang berbeda, antara lain:

• Gulapadi
• Toko Donat Gulapadi
• Gulapadi Express
• CCC
• Collega Coffee & Eatery

Setiap brand memiliki karakter operasional, model transaksi, struktur biaya, kebutuhan persediaan, serta tahapan pertumbuhan yang berbeda. Seiring dengan ekspansi portofolio dan pembukaan cabang baru, KGI membutuhkan sistem keuangan yang semakin terintegrasi, akurat, disiplin, dan mampu mendukung pengambilan keputusan bisnis secara cepat.

Tentang Peran Ini

Finance, Accounting & Tax Coordinator bertanggung jawab memastikan seluruh fungsi keuangan, akuntansi, perpajakan, dan kontrol biaya pada portofolio F&B Kolega Grup Indonesia berjalan secara tertib, akurat, patuh, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Posisi ini tidak hanya berfokus pada penyusunan laporan keuangan, tetapi juga memastikan bahwa data keuangan dapat digunakan untuk memahami kondisi bisnis secara nyata, termasuk:

• Profitabilitas setiap brand dan cabang
• Pergerakan penjualan dan arus kas
• Food cost dan cost of goods sold
• Biaya tenaga kerja dan biaya operasional outlet
• Persediaan bahan baku dan barang jadi
• Efektivitas procurement
• Kebutuhan modal kerja
• Kelayakan pembukaan atau pengembangan cabang

Finance, Accounting & Tax Coordinator akan memimpin koordinasi antara tim finance, accounting, tax, dan procurement serta bekerja dekat dengan Business Lead, Operational Leaders, dan Board of Directors.

Posisi ini ideal bagi kandidat yang memiliki fondasi teknis yang kuat, memahami ritme operasional bisnis F&B, mampu memimpin tim, dan dapat menerjemahkan angka menjadi rekomendasi bisnis yang relevan.

Posisi & Pola Supervisi

Struktur ini dirancang agar fungsi finance, accounting, tax, dan procurement tetap memiliki kontrol yang kuat, sekaligus dekat dengan kebutuhan operasional setiap brand dan outlet.

Kualifikasi Kandidat

Pendidikan & Pengalaman

• Minimal S1 Akuntansi, Keuangan, Perpajakan, atau bidang relevan
• Pengalaman minimal 5 tahun dalam bidang finance, accounting, tax, audit, atau financial operations
• Wajib memiliki pengalaman menangani perusahaan F&B, khususnya bisnis dengan beberapa outlet atau cabang
• Memahami karakter transaksi harian, food cost, inventory, procurement, dan cash management dalam bisnis F&B
• Memiliki pengalaman memimpin atau mengoordinasikan tim finance dan accounting
• Pengalaman dalam holding company, multi-brand, atau multi-entity menjadi nilai tambah
• Pengalaman menangani ekspansi dan pembukaan outlet baru menjadi nilai tambah
• Memahami penggunaan accounting software, POS, spreadsheet, serta sistem reporting keuangan

Kompetensi Teknis

• Menguasai proses accounting cycle dan penyusunan laporan keuangan
• Memahami budgeting, forecasting, cash flow, dan working capital
• Memahami perpajakan perusahaan dan pajak yang berkaitan dengan operasional F&B
• Mampu melakukan analisis food cost, COGS, gross margin, dan operating expense
• Memahami inventory control dan proses stock opname
• Mampu mengembangkan management report per brand dan outlet
• Memahami prinsip internal control dan approval matrix
• Kemampuan analisis data dan spreadsheet yang kuat

Kompetensi Kepemimpinan & Karakter

• Integritas, ketelitian, dan sense of ownership yang tinggi
• Mampu membaca angka secara kritis dan menerjemahkannya menjadi insight bisnis
• Tegas dalam menjaga kontrol, tetapi tetap mampu memahami kebutuhan operasional
• Mampu mengelola prioritas di lingkungan multi-brand dan multi-outlet
• Memiliki kemampuan leadership, coaching, dan koordinasi tim yang baik
• Proaktif dalam mengidentifikasi masalah dan menawarkan penyelesaian
• Nyaman bekerja dalam lingkungan bisnis yang dinamis dan berkembang cepat
• Mampu berkomunikasi secara jelas dengan tim operasional maupun Board of Directors
• Bersedia melakukan kunjungan kerja ke outlet atau unit usaha apabila diperlukan

Jam Kerja & Benefit

Jam Kerja

Senin–Jumat | 09.00–17.00 WIB

Kandidat diharapkan dapat menyesuaikan waktu kerja apabila diperlukan untuk:

• Monthly atau year-end closing
• Audit dan pemeriksaan pajak
• Stock opname
• Pembukaan outlet baru
• Reporting cycle
• Kebutuhan operasional grup yang bersifat mendesak

Benefit

• Bonus berbasis performa individu dan/atau perusahaan
• BPJS Kesehatan
• BPJS Ketenagakerjaan
• Asuransi kesehatan swasta sesuai kebijakan perusahaan
• Eksposur langsung terhadap pengelolaan keuangan portofolio F&B multi-brand dan multi-outlet
• Kesempatan terlibat dalam pengembangan sistem serta ekspansi brand F&B
• Ruang pengembangan karier menuju posisi finance leadership pada tingkat grup

Ruang Lingkup Pekerjaan

1. Koordinasi Finance Lintas Brand dan Entitas

• Mengkoordinasikan aktivitas finance pada seluruh brand dan unit usaha F&B di bawah KGI
• Memastikan setiap brand dan outlet menjalankan proses keuangan sesuai sistem, jadwal, dan standar yang ditetapkan
• Menjaga keselarasan antara kebutuhan operasional harian, ketersediaan dana, dan kontrol keuangan grup
• Memastikan proses pembayaran, penerimaan, reimbursement, petty cash, dan pengajuan dana berjalan tertib
• Menjadi escalation point untuk permasalahan finance yang tidak dapat diselesaikan pada tingkat outlet
• Mendorong penerapan standar kerja finance yang konsisten di seluruh brand dan cabang

2. Accounting Oversight dan Financial Closing

• Mengawasi pencatatan seluruh transaksi pendapatan, pembelian, pengeluaran, aset, persediaan, dan kewajiban
• Memastikan proses closing bulanan berjalan akurat dan tepat waktu
• Mengawasi rekonsiliasi bank, kas, penjualan outlet, akun payable, akun receivable, dan saldo antar entitas
• Memastikan setiap transaksi memiliki dokumentasi dan klasifikasi akun yang tepat
• Meninjau jurnal, general ledger, neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas sebelum ke manajemen
• Memastikan laporan dari seluruh brand dan cabang dapat dikonsolidasikan secara akurat

3. Sales Reconciliation dan Outlet Financial Control

• Memastikan penjualan harian dari POS, transfer bank, QRIS, kartu, platform delivery tercatat dan direkonsiliasi
• Mengidentifikasi selisih antara data penjualan, penerimaan kas, settlement payment gateway, dan mutasi bank
• Mengawasi pengelolaan kas outlet, petty cash, cash deposit, void transaction, discount, refund
• Memastikan setiap outlet memiliki proses administrasi penjualan dan penyetoran yang tertib
• Menyusun mekanisme monitoring untuk mengurangi risiko kehilangan kas dan kebocoran pendapatan

4. Cost of Goods Sold, Food Cost, dan Margin Analysis

• Mengawasi perhitungan COGS dan food cost untuk setiap brand, produk, dan cabang
• Membandingkan actual food cost dengan standard recipe cost atau target biaya yang ditetapkan
• Mengidentifikasi penyebab variance: harga bahan baku, waste, shrinkage, porsi tidak konsisten
• Memantau gross profit, contribution margin, dan operating margin setiap brand dan outlet
• Memberikan rekomendasi berbasis analisis margin tanpa mengurangi standar kualitas produk
• Mendukung evaluasi harga jual, promosi, bundling, dan diskon berdasarkan dampak terhadap margin

5. Inventory dan Stock Control

• Memastikan pencatatan persediaan bahan baku, barang jadi, packaging, dan perlengkapan operasional berjalan tertib
• Mengoordinasikan stock opname berkala pada outlet, gudang, dan central kitchen
• Membandingkan hasil stock opname fisik dengan data pada sistem
• Menganalisis inventory variance, slow-moving stock, expired stock, waste, dan kehilangan persediaan
• Berkoordinasi dengan procurement dan tim operasional untuk menjaga tingkat persediaan yang sehat

6. Accounts Payable, Accounts Receivable, dan Payment Control

• Mengawasi verifikasi invoice, purchase order, delivery order, dan dokumen pendukung pembayaran
• Memastikan pembayaran kepada supplier sesuai termin, prioritas, dan approval matrix perusahaan
• Menyusun dan memantau jadwal accounts payable agar kewajiban dapat dikelola secara terencana
• Mengawasi accounts receivable untuk transaksi korporasi, event, catering, franchise, atau kerjasama komersial
• Memastikan tidak ada pembayaran ganda atau pengeluaran di luar kewenangan

7. Cash Flow dan Working Capital Management

• Menyusun dan memantau proyeksi arus kas harian, mingguan, dan bulanan
• Memastikan ketersediaan dana untuk operasional, pembayaran supplier, payroll, pajak, dan sewa
• Mengidentifikasi potensi kekurangan atau kelebihan kas lebih awal
• Menyusun prioritas pembayaran berdasarkan kebutuhan operasional dan kondisi keuangan
• Memberikan rekomendasi terkait kebutuhan pendanaan dan penggunaan kas kepada manajemen

8. Budgeting dan Performance Monitoring

• Mengoordinasikan penyusunan annual budget dan periodic forecast untuk setiap brand dan outlet
• Memantau realisasi pendapatan dan biaya dibandingkan dengan budget
• Menyusun analisis budget versus actual beserta penjelasan atas penyimpangan yang material
• Mengembangkan struktur laporan yang memungkinkan manajemen melihat performa per brand, cabang, dan kategori biaya
• Mendorong setiap unit memiliki disiplin anggaran dan akuntabilitas atas hasil keuangannya

9. Tax Compliance dan Tax Coordination

• Mengawasi perhitungan, pembayaran, dan pelaporan kewajiban perpajakan secara tepat waktu
• Mengoordinasikan Tax Center untuk memastikan kepatuhan pajak pada seluruh entitas
• Memastikan pemotongan dan pelaporan PPh, PPN, pajak daerah/PBJT, dan kewajiban perpajakan lainnya
• Mengidentifikasi potensi risiko pajak dan menyiapkan tindakan mitigasi yang proporsional
• Berkoordinasi dengan konsultan pajak atau auditor apabila diperlukan
• Mendukung proses pemeriksaan pajak dan menyiapkan data yang dibutuhkan secara akurat

10. Procurement Oversight dan Supplier Control

• Mengawasi proses procurement sesuai kebutuhan operasional dan prinsip kontrol internal yang sehat
• Memastikan pembelian memiliki permintaan, perbandingan penawaran, persetujuan, PO, dan dokumen penerimaan barang
• Memantau harga pembelian bahan baku dan kebutuhan operasional secara berkala
• Mengidentifikasi kenaikan harga, ketergantungan pada supplier tertentu, atau pola pembelian yang tidak efisien
• Membantu menjaga keseimbangan antara kualitas bahan, kontinuitas pasokan, dan efisiensi biaya

11. Expansion dan New Outlet Financial Support

• Mendukung penyusunan anggaran pembukaan outlet baru: capex, pre-opening expense, persediaan awal, modal kerja
• Memantau realisasi pengeluaran proyek dibandingkan anggaran yang disetujui
• Membantu menilai kelayakan finansial pembukaan outlet, relokasi, renovasi, atau pengembangan konsep baru
• Menyusun analisis break-even point, payback period, serta kebutuhan cash flow awal
• Membantu manajemen mengevaluasi performa finansial outlet baru setelah beroperasi

12. Internal Control, SOP, dan Process Improvement

• Mengidentifikasi kelemahan proses, potensi kebocoran, dan risiko kontrol internal
• Menyusun dan menyempurnakan SOP, approval flow, checklist, dan dokumentasi keuangan
• Memastikan pemisahan tugas dan kewenangan berjalan secara proporsional
• Mendorong penggunaan sistem dan dashboard untuk meningkatkan akurasi dan kecepatan monitoring
• Membangun sistem yang scalable untuk mendukung penambahan brand dan cabang

13. Team Leadership dan Functional Development

• Memimpin dan mengoordinasikan tim accounting, finance, tax, dan procurement
• Menetapkan prioritas, pembagian tanggung jawab, target, dan jadwal kerja tim
• Mengembangkan kemampuan teknis, kedisiplinan, dan sense of ownership anggota tim
• Membangun ritme koordinasi yang jelas melalui meeting, review, dan escalation mechanism
• Memberikan arahan, coaching, serta evaluasi performa kepada anggota tim

14. Management Reporting dan Strategic Support

• Menyusun laporan keuangan dan management report secara berkala untuk Board of Directors
• Menyampaikan informasi mengenai kondisi keuangan, cash flow, margin, biaya, pajak, serta risiko utama
• Menyusun analisis performa per brand dan cabang
• Menerjemahkan data keuangan menjadi insight dan rekomendasi yang dapat ditindaklanjuti
• Menjadi partner diskusi bagi BoD dan Business Lead dalam keputusan finansial, ekspansi, dan efisiensi

Indikator Keberhasilan

Kinerja Finance, Accounting & Tax Coordinator akan dievaluasi berdasarkan:

• Ketepatan waktu dan akurasi monthly closing
• Kualitas laporan keuangan dan management report
• Akurasi rekonsiliasi penjualan dan penerimaan outlet
• Tingkat kepatuhan pajak dan minimnya keterlambatan pelaporan
• Kualitas pengendalian food cost, inventory, dan procurement
• Kemampuan mengidentifikasi serta menindaklanjuti financial variance
• Kesehatan cash flow dan kualitas perencanaan pembayaran
• Efektivitas kontrol internal pada outlet dan unit bisnis
• Kesiapan sistem keuangan dalam mendukung ekspansi brand dan cabang
• Kualitas kepemimpinan dan pengembangan tim

Mekanisme Seleksi

1. Seleksi administrasi
2. Interview awal
3. Technical dan managerial case study
4. Interview lanjutan bersama manajemen
5. Final decision

Estimasi durasi proses seleksi: ± 3–5 minggu